ЦАИС ЕОП – въпроси и отговори
По Проект с рег. № BG05SFOP001 – 1.003 – 0002 – C01/15.06.2017 г. и наименование „Разработване, внедряване и поддръжка на единна национална електронна уеб-базирана платформа: Централизирана автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки“ (ЦАИС ЕОП)“, финансиран от Оперативна програма „Добро управление“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд“
Електронни формуляри
(изтеглете в pdf формат)
I. Стратегически обществени поръчки
1. Коя обществена поръчка е „стратегическа“?
Стратегическите обществени поръчки са една от шестте приоритетни области, определени в Съобщението на Европейската комисия “Повишаване на ефективността на обществените поръчки в Европа и в полза на Европа” от 2017 г., като от тогава насам се разглеждат в различни документи – стратегии, насоки, указания и пр. Стратегическите обществени поръчки включват:
• екологосъобразните (“зелени”) обществени поръчки, чрез които възложителите се стремят да получат стоки, услуги и строителство с намалено въздействие върху околната среда през целия им жизнен цикъл, вместо стоки, услуги и строителство със същата основна функция, които иначе биха били предоставени.
(Европейска комисия, Съобщение на Комисията до Европейския парламент, Съвета, Европейския икономически и социален комитет и Комитета на регионите. „Обществени поръчки, насочени към една по-добра околна среда“. COM(2008) 400)
• социално отговорните обществени поръчки, които имат за цел да се отчете въздействието върху обществото на стоки, услуги и строителство, закупувани от публичния сектор.
(Известие на Комисията „Социално отговорни покупки – ръководство за предвиждане на социални критерии при възлагане на обществени поръчки (второ издание)
• обществените поръчки за иновации, които се характеризират с един или и с двата долупосочени аспекта:
– закупуване на процеса на иновации – услуги за научноизследователска и развойна дейност – с (частични) резултати;
– закупуване на резултатите от иновации.
(Известие на Комисията Насоки относно обществените поръчки за иновации (2021/C 267/01)
2. Стратегически ли са „запазените“ обществени поръчки по чл. 12 от ЗОП?
Дата на публикуване – 05.04.2024 г.
Да, „запазените“ поръчки са социално отговорни обществени поръчки, т.е. вид стратегически.
Обстоятелството, че поръчката е социално отговорна се посочва в „Параметри“ на поръчката и се уточнява в обявлението в поле „Социална цел, чието постигане се насърчава (BT-775-Lot)“.
Обстоятелството, че поръчката е „запазена“ се посочва в поле „Запазено участие (BT-71-Lot)“ (чл. 12, ал. 1, т. 1 от ЗОП) или „Изпълнението на договора трябва да се извършва в рамките на програми за създаване на защитени работни места“(BT-736-Lot) (чл. 12, ал. 1, т. 2 от ЗОП) .
3. Стратегически ли са обществените поръчки за чисти превозни средства по чл. 47, ал. 5 от ЗОП?
Да, тези поръчки са екологосъобразни обществени поръчки, т.е. вид стратегически. Обстоятелството, че поръчката е екологосъобразна се посочва в „Параметри“ на поръчката и се уточнява в обявлението в полета „Критерии за екологосъобразна поръчка(BT-805-Lot)“ и „Поръчката е от обхвата на Директива 2009/33/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (Директивата за чистите превозни средства — ДЧПС)(BT-717-Lot)“.
II. Попълване на полета в новите електронни формуляри за обществени поръчки
1. Секция „Място на изпълнение“
В зависимост от степента на детайлност на мястото на изпълнение, полетата следва да се попълнят по един от изброените по-долу варианти:
Вариант I:
• Пощенски адрес (BT-5101(a))
• Град (BT-5131)
• Пощенски код (BT-5121)
• Административно-териториална единица на държавата (NUTS)(BT-5071)
• Държава (ВТ-5141)
Вариант II:
• Административно-териториална единица на държавата (NUTS)(BT-5071)
• Държава (ВТ-5141)
Вариант III:
• Държава (ВТ-5141)
• Други ограничения за мястото на изпълнение(BT-727-Procedure) – избира се опция „На всяко място в дадена държава“
2. Секция „Финансова гаранция“
Съгласно Регламент за изпълнение (ЕС) 2019/1780 за установяване на стандартните формуляри за публикуването на обявления в областта на обществените поръчки, в обявленията за откриване на процедури са налични полетата „Изисква се гаранция (BT-751-Lot)“ и „Описание на финансовата гаранция (BT-75-Lot)“. Същите са предназначени за попълване на информация относно гаранция за участие в процедурата. Доколкото в националното законодателство не е предвидено да се изисква гаранция за участие, в полето „Изисква се гаранция (BT-751-Lot)“ следва да се избере отговор „не“.
За спазване на изискването по чл.111, ал. 4 от ЗОП информацията относно предвидените гаранции за изпълнение на договора и обезпечаване на авансово предоставените средства може да се попълва в поле „Допълнителна информация (BT-300)” или друго.
С цел повече яснота полето „Изисква се гаранция (BT-751-Lot)“ в обявленията в ЦАИС ЕОП ще бъде преименувано на „Изисква се гаранция за участие (BT-751-Lot)“.
(изтеглете в pdf формат)
I. Регистрация. Потребителски профил
1. Само с КЕП ли може да се направи регистрация?
КЕП се изисква винаги, когато се прави регистрация на възложител, стопански субект или физическо лице през публичната страница на Системата. Администраторът на регистрираната организация изпраща покана по електронна поща на служителите на организацията да се регистрират. За тази регистрация не се изисква КЕП.
2. Когато едно юридическо лице е едновременно и възложител и стопански субект, в каква последователност трябва да се извърши регистрацията?
Регистрацията се извършва еднократно. Лицето следва да се регистрира само като възложител, като Системата предоставя функционалност то да участва в поръчки в ролята на стопански субект.
3. Как се извършва присъединяване на служители към организацията?
Дата на публикуване – 02.03.2020 г.
От секция „Служители“ администраторът на организацията изпраща на лицето покана за присъединяване на адрес на електронна поща (служебен или личен). Поканата е валидна два месеца, като след изтичането на този срок тя може да бъде подновена чрез повторно изпращане (от бутона на активното меню към поканата). Поканеният получава в имейла връзка към началната страница, откъдето може да влезе в системата, ако е регистриран потребител, съответно да се регистрира, като при тази регистрация не се изисква електронен подпис.
4. Какви могат да бъдат причините за липса на съобщение в електронната поща за потвърждение на активацията на профила?
Дата на публикуване – 02.03.2020 г.
Причините могат да бъдат следните:
1. Електронната поща, която е посочена, е сгрешена (вкл. когато електронната поща, посочена в КЕП-а, вече не се поддържа);
2. Изтекъл срок от 24 часа за потвърждение;
3. Съобщението отива в „Нежелана поща“ (Spam);
4. Пощенският сървър, който обслужва електронната поща на потребителя има включени защити и/или специални настройки.
5. Защо едно лице има отделни профили – като потребител и като служител?
Потребител е лице, регистрирано в Системата с потребителско име и парола. Служител е потребител, който има достъп до профила (работното пространство) на конкретна организация.
6. Може ли един потребител да се регистрира към няколко организации?
Един потребител може да бъде присъединен като служител в повече от една организация, без да се регистрира няколко пъти. Той винаги влиза само с едно потребителско име и парола, след което избира работното пространство измежду организациите, в които е служител.
7. Как се регистрират поделенията? Има ли значение дали първо се регистрира поделението или централата?
Поделенията се регистрират по същия начин, по който се регистрират централите им. Няма значение дали първо се регистрира централата или поделението. Системата разпознава ЕИК на поделението/централа и при наличие на регистрирана централа/поделение, автоматично създава връзката поделение-централа, съответно централа-поделение.
8. Как се осъществява прехвърляне на администраторски права при напуснал Администратор на организацията и липса на друго присъединено лице към нея?
Дата на актуализация – 02.03.2020 г.
В този случай се изисква съответната организация да изпрати официално писмо до АОП, в което се посочва ел. поща на лицето, определено за нов администратор на организацията. Когато писмото е електронно подписано се изпраща на електронна поща [email protected].
Въз основа на полученото искане агенцията от своя страна изпраща покана за присъединяване на нерегистриран потребител и дава администраторски права на посоченото в писмото лице, което след това трябва да блокира напусналия администратор.
9. В случай на сгрешена роля на организацията при нейната регистрация как следва да се постъпи?
Дата на публикуване – 02.03.2020 г.
В този случай е необходимо съответната организация да изпрати официално писмо до АОП с искане за промяна на ролята на организацията. Когато писмото е електронно подписано се изпраща на електронна поща [email protected]. В писмото задължително се посочва наименованието на организацията и ЕИК/Код по БУЛСТАТ, както и в коя среда на ЦАИС е направена регистрацията – тестова или продукционна.
10. Къде следва да се прикачи електронният подпис в системата?
Дата на актуализация – 07.07.2020 г.
Подписването на документи в ЦАИС ЕОП изисква електронният подпис да е регистриран в профила, от който ще се извършва подписването. В случай, че лицето подписва като служител на конкретна организация, то подписът следва да бъде регистриран в профила на служителя в съответната организация. Ако потребителят подписва като физическо лице, подписът следва да се регистрира в личния му профил. Препоръчително е преди започване на работа с ЦАИС ЕОП да се направи „Тест на подписа“.
11. Как в Системата се подменя КЕП с изтекла валидност?
Дата на публикуване – 02.03.2020 г.
От меню „Редакция“ на потребителския профил на лицето се изтрива изтеклият подпис и се прилага новият. Същото действие се извършва в служебния профил на лицето от секция „Служители“.
12. Може ли да се провери валидността на КЕП, с който е подписан ЕЕДОП?
Дата на публикуване – 07.05.2020 г.
ЦАИС ЕОП предоставя информация както за лицето, подписало ЕЕДОП, така и за валидността на подписа, с който е подписан ЕЕДОП в системата.
13. Правилно ли е да се редактира/заменя информацията в профила на напуснал служител в конкретна организация?
Дата на публикуване – 04.08.2021 г.
Не. Информацията, която се съдържа в профила на напуснал служител не трябва да се променя. Данните за служителя са свързани с физическата му самоличност. В случай че трябва да се добави нов служител, то администраторът на организацията блокира профила на напусналия служител и изпраща покана за присъединяване на новия служител на негов адрес на електронна поща.
14. В кои случаи се прави регистрация на организация от секция „Моите организации“?
Дата на публикуване – 04.08.2021 г.
Само в случаите в които лицето, което регистрира новата организация, има създаден потребителски профил в системата.
15. Възможно ли е да се изтрие профил на служител, който вече не е част от конкретна организация?
Дата на публикуване – 04.08.2021 г.
Не. Профилите на тези служители не могат да се изтриват, тъй като са свързани с информация за извършвани от тях действия в системата. Такива профили се блокират от администратора на организацията.
16. Какъв следва да е форматът при изписване на телефонен номер в картата с информация за контакт в служебния потребителски профил?
Дата на публикуване – 01.11.2021 г.
Позволените формати за попълване на телефонен номер в поле „Телефон“ в картата с информация за контакт, са както следва: +359 123456789/+359 123456789-0001/+359 123456789/79/80/81. Правилното изписване на телефонния номер е свързано с управлението на профилите на потребителите в системата.
II. Подготовка на поръчки. Екипи на възложителя
1. Администраторът на организацията може ли да вижда конкретна поръчка?
Дата на актуализация – 04.03.2020 г.
Да, администраторът вижда всички поръчки на организацията.
2. По всяко време ли може да се добавят служители в екипа на поръчката?
Да, Системата го позволява. Доколкото обаче в екипа на възложителя има групи служители с различни роли и права (отговорници, председател и членове на комисията), включване или изключване на служители зависи от етапа на процедурата и нормативно установените възможности.
3. Всички служители, които са в екипа на поръчката ли имат достъп до съобщенията?
Достъп до съобщенията имат само служители с активирано право „Има право да вижда съобщенията към поръчката“.
4. Каква е причината за неуспешен опит за приемане на покана за присъединяване към екипа на поръчка?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
За да бъде успешно приета поканата за присъединяване, потребителят трябва да се увери, че е влязъл в служебния си профил в системата към организацията, за която се отнася линкът към поканата, получен на електронната поща.
5. Системата позволява ли прикачване на сканирани документи, подписани на хартия или електронно подписани документи извън нея?
Да, Системата позволява прикачване на всякакви документи, включително сканирани, стига да са в допустимия формат и да не надвишават максимално допустимия размер.
6. Къде следва да се прикачи документацията на поръчката?
Дата на публикуване – 04.03.2020 г.
Вариант 1: От секция „Параметри“ – „Име и описание“ видими за участниците;
Вариант 2: В секция „Изисквания“.
7. Задължително ли е използването на шаблоните, свързани с изискванията в поръчките, които предлага Системата или те са препоръчителни?
Дата на актуализация – 04.03.2020 г.
Шаблоните не са задължителни. Те имат за цел да подпомогнат възложителите, като им покажат по какъв начин биха могли да структурират изискванията в една поръчка. Възложителите могат да редактират наличните, както и да създават и използват собствени шаблони.
8. Как се създават шаблони с изисквания?
Дата на публикуване – 04.03.2020 г.
Нов шаблон се създава от секция Библиотека/Шаблони с изисквания/Създаване на шаблон. Тази функционалност е достъпна само за потребители с право за управление на шаблони. От друга страна всеки служител от организацията на възложителя, който има право да създава поръчки, може да запази като шаблон съдържанието на изискванията, създадени за конкретна поръчка. Това става чрез опцията „Запази като шаблон“, достъпна в активното меню на секция „Изисквания“.
9. Когато след обявяване на поръчката се установи, че е допусната грешка, тя ще може ли да се коригира и ще се отбележи ли някъде, че е извършена корекция?
Дата на актуализация – 04.03.2020 г.
След обявяване на поръчка корекции се правят чрез публикуване на „Решение за одобряване на обявление за изменение или допълнителна информация и обявление за изменение или допълнителна информация“ при спазване на законовите изисквания. Всяка поправка е видима и в публичната страница на поръчката.
10. Как се оповестява процедура, в която е налице класифицирана информация (съгласно чл. 39а, ал. 5 от ЗОП)?
Дата на публикуване – 04.03.2020 г.
В тези случаи разпоредбата на чл. 39а, ал. 5 от ЗОП задължава възложителите да осигурят публичност на решенията по чл. 22, ал. 1, т. 1, 2, 4, 5, 6 и 8 и обявленията по чл. 156. Обменът на информация и документи, които съдържат класифицирана информация, се извършва извън платформата при спазване на изискванията на Закона за защита на класифицираната информация.
11. Как се изпраща покана до определено лице при възлагане на обществена поръчка по чл. 20, ал. 3 или ал. 7 от ЗОП в ЦАИС ЕОП?
Дата на публикуване – 04.03.2020 г.
През секция „Лица, проявили интерес“ в работното пространство на поръчката и избор на бутон „Покани“.
Важно: Покани не се изпращат през модул „Съобщения“.
12. Какво следва да се направи в случай че поканата за участие в поръчка е изтекла?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
Ако срокът за подаване на заявление/оферти не е изтекъл, възложителят следва да изпрати поканата отново.
13. Как възложителят може да направи изменение в условията на процедурата?
Дата на публикуване – 04.03.2020 г.
Изменения в условията на процедурата се извършват чрез създаване на „Чернова“ от параметрите на обществената поръчка или конкретна обособена позиция. В секция „Управление на статуса на поръчката“ се избира бутон “Започни с промените“. Повече информация се съдържа в Ръководство на Възложителя.
14. Как се прекратява обществена поръчка в ЦАИС?
Дата на актуалицация – 18.11.2020 г.
1. При прекратяване на процедура за възлагане на обществена поръчка, възложителят публикува решение за прекратяване. След изтичане на законоустановения срок за обжалване на решението, възложителят публикува Обявление за възложена поръчка в частта за невъзлагане.
2. При прекратяване възлагането на обществена поръчка чрез събиране на оферти с обява или покана до определени лица, възложителят публикува Обявление за възлагане на обществена поръчка на стойност по чл. 20, ал. 3 или 7 от ЗОП, в което посочва мотивите за прекратяването.
Важно: След публикуване на обявлението, поръчката се прекратява чрез натискане на бутон „Прекрати поръчката“ от секция „Параметри“.
15. Как се публикуват „Пазарни консултации“ в ЦАИС ЕОП?
Дата на актуализация – 18.11.2020 г.
Възложителят избира бизнес процес „Проведени пазарни консултации“ и попълва име в секция „Параметри“ от менюто. Информацията се публикува в РОП от секция „Обявления и решения“. Възложителят провежда пазарните консултации извън платформата и публикува необходимата информация в Профила на купувача чрез секция „Съобщения и разяснения“. В случай, че възложителят е публикувал резултатите от проведените пазарни консултации в Системата и желае да свърже информацията с конкретна поръчка, то той следва да избере в контекста на съответната поръчка опция „Свързани процедури“ в секция „Основни параметри“ и чрез бутон „Свързване“ да избере информацията от пазарните консултации, която желае да свърже с поръчката. Към една обществена поръчка могат да бъдат добавени линкове към повече от една пазарни консултации.
16. Къде се публикува становището за извършен контрол от АОП?
Дата на актуализация – 18.11.2020 г.
Становищата на АОП от първия етап на контрола, който се осъществява върху проектите на решение, обявление, техническа спецификация и методика за оценка (ако е приложимо), са предварителни и възложителят няма задължение да ги публикува. След откриване на процедурата, възложителят публикува окончателното становище от осъществения предварителен контрол в публичната преписка на поръчката от секция „Съобщения и разяснения“.
17. Може ли да създам проект на решение без да създавам обществена поръчка в ЦАИС ЕОП?
Дата на публикуване – 07.05.2020 г.
Да може. За да бъде създаден проект на решение е необходимо да се стартира съответния бизнес процес.
18. Възможно ли е въпросът за предлагана обща цена за изпълнение на поръчката да бъде изтрит от „Ценово предложение“?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
Не. Системата позволява редакция на въпроса от допълнителни настройки. Възложителят може да укаже на участниците да не попълват въпроса, както и да премахне опцията за задължително отстраняване.
19. Потребителят е добавен като отговорно лице на поръчката, но не получава имейл известия, свързани с нея. Каква може да бъде причината?
Дата на публикуване – 26.10.2021 г.
В случай, че потребителят е добавен като второ или поредно отговорно лице на поръчката в секция „Екип на възложителя“, за да получава имейл известия е необходимо да се активира „камбанката“. Активирането на „камбанката“ на служителя от основната част на поръчка с обособени позиции се прилага за всички части на поръчката.
III. Ключове и декриптиране
1. Какво може да се направи, ако се изгуби ключът, с който е криптирана офертата?
Изгубването или повреждането на ключа е необратимо действие по отношение на документите за участие. Възможни са следните варианти в зависимост от момента на изгубване на ключа:
Вариант 1: Ако ключът е изгубен на етап подготовка на заявления/оферти всичко подготвено и запазено в Системата ще бъде безвъзвратно изгубено. Системата предоставя функционалност за издаване на нов ключ, но участникът започва подготовката на офертата си отначало.
Вариант 2: Ключът е изгубен след изтичане на срока за подаване на заявления/оферти. Подаденото заявление/оферта се пази в Системата, но няма техническа възможност да се декриптира съдържанието й. В този случай участникът следва да бъде отстранен.
2. Трябва ли участниците да следят целия процес по отваряне на офертите, за да могат навреме да осигурят декриптиране?
След изтичане на срока за подаване на заявления и оферти Системата изпраща известие на лицата да предоставят частния ключ за декриптиране. Това не изключва отговорността на лицата да следят за изтичането на съответните срокове, доколкото за тях е нормативно установено задължение за предоставяне на ключовете и е определен периодът, в който могат да направят това. Законово уредени са и последиците от неизпълнение на това задължение (чл. 107, т. 5 от ЗОП и чл. 9л, ал. 4 от ППЗОП).
3. Системата изпраща ли съобщение за декриптиране на ценовите оферти на отстранените участници?
Дата на актуализация – 18.11.2020 г.
Възложителят е длъжен да посочи в графика на поръчката датата и часа за отваряне на ценовите предложения. Информацията се визуализира на публичната страница на поръчката в РОП. Системата изпраща известие на лицата за предоставяне на частния ключ за декриптиране. ЦАИС ЕОП не изпраща такова съобщение/известие на отстранените на предходен етап участници, ако са извършени необходимите технически действия по отстраняването им. Това не изключва отговорността на лицата да следят за изтичането на съответните срокове, доколкото нормативно е установено такова задължение.
4. При прилагане на реда по чл. 104, ал. 2 от ЗОП (отваряне първо на техническите и ценови предложения) ще се виждат ли цените с първото декриптиране?
В тези случаи Системата не извършва отделно криптиране на ценовото предложение, така че цялото съдържание на офертата става видимо при първото (и единствено) декриптиране.
5. Къде се запазва генерираната ключова двойка?
Дата на публикуване – 09.03.2020 г.
Зависи от настройките на конкретния браузър, който потребителят използва. Най-често – в папка Downloads.
6. По какъв начин могат да се предоставят генерираните ключове на останалите колеги от екипа?
Дата на актуализация – 18.11.2020 г.
Генерираната ключова двойка може да бъде предоставена чрез записване на USB памет, изпращане през Системата през модул „Съобщения“, както и по електронен път с използване на електронна поща, мобилно устройство и т.н. Препоръчително е, преди изпращане ключът да се архивира като zip файл, тъй като някои домейни и електронни пощи могат да го променят и той да не може да бъде приложен.
7. Как ЦАИС ЕОП известява за подадена оферта по дадена обществена поръчка?
Дата на публикуване – 09.03.2020 г.
ЦАИС ЕОП изпраща уведомление за подаване на заявление/оферта на електронната поща и едновременно с това в потребителския профил се визуализира нотификация на иконата за известия (камбанката). В работното пространство на поръчката в секция „Оферти“ се визуализира подаването на заявление/оферта с текст „Подадена“ и точно време на подаването, удостоверено с времеви печат.
IV. ЕЕДОП и обособени позиции
1. В случай че участникът е консорциум Системата ще генерира ли различен ЕЕДОП за всеки един участник от обединението?
Подготовката и подаването на заявление или оферта се извършва през потребителския профил на някой от участниците в консорциума, който трябва да посочи в ЕЕДОП и останалите членове. Системата генерира ЕЕДОП само за стопанския субект, който подава документите за участие. ЕЕДОП-ите на останалите могат да се попълнят чрез генериране на нов ЕЕДОП в Системата и коригиране на данните за икономическия оператор или като прикачени файлове на ЕЕДОП, попълнени чрез използване на Системата за попълване и повторно използване на ЕЕДОП, достъпна на адрес espd.eop.bg.
2. При необходимост за представяне на нов ЕЕДОП как се определят сроковете и какъв е начинът за предоставянето му?
Дата на актуализация – 09.03.2020 г.
Искането за представяне на нов ЕЕДОП се изпраща чрез „Съобщения“. Срокът се определя съгласно ЗОП и се посочва в съобщението. Участникът попълва нов ЕЕДОП чрез използване на Системата за попълване и повторно използване на ЕЕДОП, достъпна на адрес espd.eop.bg. Новият ЕЕДОП се запазва в PDF формат и се изпраща отново през „Съобщения“ като отговор на полученото искане.
3. Може ли към ЕЕДОП да се прикачва подписан документ?
Да, Системата го позволява, тъй като ако има документи, доказващи предприети мерки за надеждност, те трябва да могат да бъдат приложени.
4. Когато поръчката е с обособени позиции къде се описват критериите за подбор?
Системата позволява за всяка обособена позиция да има специфични критерии за подбор, относими само за нея, вкл. ЕЕДОП.
5. Когато се работи с обособени позиции, могат ли те поотделно да имат свой график или всички приключват заедно? Как се процедира, когато една от обособените позиции трябва да бъде прекратена?
При подготовка на поръчка с обособени позиции Системата не позволява задаване на различни графици за отделните позиции. При обявяването на поръчката, всички обособени позиции имат индивидуални синхронизирани графици. След този момент Системата дава възможност за разминаване на графиците, така че всяка позиция да изживее свой живот (напр. да бъде спряна или прекратена), като това не рефлектира върху останалите позиции в поръчката.
6. Как се извършват промени в ЕЕДОП, при поискване от страна на възложителя? – публикувано на 19.11.2019 г.
За да извърши необходимите промени в ЕЕДОП стопанският субект следва да спази следните стъпки:
1. Достъпва попълнения и подаден със заявлението или офертата ЕЕДОП;
2. От бутона с трите точки избира опцията „Запазване на отговора като XML”;
3. Отваря през браузър системата за попълване и повторно използване на ЕЕДОП на адрес: espd.eop.bg;
4. Като икономически оператор избира опцията „Искате да: Заредите файл ЕЕДОП“;
5. След нанасяне на съответните корекции запазва новия ЕЕДОП в двата формата;
6. Подписва файла във формат PDF;
7. Изпраща ЕЕДОП като прикачен файл през секция „Съобщения“.
7. Може ли ЕЕДОП да бъде подписан от повече от едно лице?
Дата на публикуване – 09.03.2020 г.
Да. Системата допуска прилагане на множество електронни подписи към един ЕЕДОП.
8. Може ли ЕЕДОП да бъде подписан от лице, което не е регистрирано в системата?
Дата на публикуване – 09.03.2020 г.
Подписването на ЕЕДОП в Системата може да бъде извършено само от лице, което има регистрация. В останалите случаи ЕЕДОП се предоставя като прикачен документ в конкретната поръчка, подписан електронно извън Системата.
9. Едновременно ли трябва да подам оферта по всички обособени позиции в поръчката, по които искам да участвам?
Дата на публикуване – 09.03.2020 г.
Да. При подаване на офертата трябва да изберете всички обособени позиции, по които ще участвате. В случай че сте подали оферта по една или няколко обособени позиции и впоследствие проявите интерес да участвате и по друга обособена позиция в същата поръчка, следва да оттеглите офертата си и да я подадете отново, като отбележите всички желани обособени позиции.
10. При подготовка на обществена поръчка с обособени позиции къде да се поставят еднаквите/общите изисквания?
Дата на публикуване – 09.03.2020 г.
В основната част на поръчка в „Общи изисквания“ се поставят еднаквите изисквания за обособените позиции, в т.ч. и ЕЕДОП, докато в секция „Изисквания“ за всяка обособена позиция се поставят само техническото и ценовото предложение.
11. Възможно ли е за една обособена позиция да бъде избран повече от един изпълнител?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
Технически изборът на повече от един изпълнител за конкретна обособена позиция е възможен в системата, но доколкото законът не позволява участие по част от обособена позиция, не би следвало да се стигне до избор на повече от един изпълнител в рамките на позиция.
12. Възможно ли е частично прекратяване на обособена позиция?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
Не, не е възможно.
13. В случай, че участник е избран за изпълнител за повече от една обособена позиция, възможно ли в образеца на Обявлението за възложена поръчка да се попълни информацията за всичките позиции наведнъж?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
Да, възможно е. В обявлението за възложена поръчка има възможност да се попълни един раздел V. за договора с този изпълнител, като в поле „номер обособена позиция“ се посочват обособените позиции, за които този участник е избран за изпълнител.
V. Оценителна комисия
1. Как се назначава комисия в Системата?
При създаване на работно пространство на една поръчка, в менюто „Екип на възложителя“ автоматично се създават две роли – „Председател на оценителната комисия“ и „Членове на оценителната комисия“. Служителите, добавените към тези роли, получават и съответните права.
2. Къде следва да бъде прикачена заповедта за назначаване на оценителната комисия и декларациите за липса на конфликт на интереси?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
В секция „Работа на оценителната комисия“, „Заповед за оценителната комисия“. Декларациите могат да бъдат прикачени в тази секция или секция „Протоколи или доклади“.
3. Системата показва ли срока за работа на комисията и предупреждава ли, когато срокът изтича?
Дата на актуализация – 09.03.2020 г.
Системата изпраща уведомления за изтичане на сроковете за получаване и за отваряне на заявления или оферти, и за отваряне на ценовите предложения. Възложителят може да въведе допълнителни срокове, като напр. за работата на комисията, за искане и даване на разяснения и др., но за тях не се изпращат известия/уведомления от Системата.
4. Има ли възможност за промяна на членовете на оценителната комисия?
Системата го позволява, но конкретните действия следва да са съобразени с изискванията на ЗОП.
5. Може ли отговорник на поръчката да участва в комисията?
По правило няма пречка лице, което е участвало в подготовката на поръчката да бъде включено в комисията. Този принцип е реализиран и в Системата.
6. Всеки член на оценителната комисия ли трябва да се регистрира в Системата? Ако организацията има голям брой служители няма ли опасност да се изчерпят потребителските имена?
На този етап най-малко председателят на комисията трябва да е регистриран, за да може да декриптира постъпилите заявления/оферти и съответно да ги отвори. След реализирането на модул „Оценка“ всички членове на комисията ще трябва да са регистрирани в Системата. Доколкото тя позволява потребителското име да е имейл, няма опасност потребителите да останат без потребителско име.
7. Може ли член на комисията да подписва документи с личен, а не със служебен КЕП?
Доколкото констатациите в протокола и доклада на комисията отразяват волеизявления на нейните членове в качеството им на физически лица, няма значение дали подписите им са лични или са с титуляр съответната организация, т.е. в тези случаи е важно кой е авторът на подписа.
8. Необходимо ли е при отваряне на офертите паралелно с председателя на комисията в Системата да се логнат и членовете на комисията?
Достатъчно е председателят на комисията да е влязъл в Системата.
9. От кой момент членовете на оценителната комисия имат достъп до офертите след декриптирането им от председателя на комисията?
Съдържанието на офертите става достъпно за регистрираните в Системата членове на оценителната комисия веднага след декриптирането им.
10. Вижда ли се публично кога председателят на комисията е декриптирал офертите?
Дата на актуализация – 09.03.2020 г.
Точното време на декриптиране на заявленията или офертите е видима само за екипа на възложителя и не се визуализира в публичния профил на поръчката.
След декриптиране на заявленията или офертите от председателя на комисията, в публичния профил на поръчката се визуализират стопанските субекти, които са подали заявление или оферта, както и точният час на подаване.
11. Участниците виждат ли реално кога се отварят ценовите предложения?
Дата на актуализация – 18.11.2020 г.
Участниците виждат датата, на която Системата ще отключи възможността председателят на оценителната комисия да декриптира ценовите предложения. След декриптиране от комисията, цените се визуализират на публичната страница на поръчката в РОП. Важно: Възложителят не следва да изисква предоставяне на лични данни в образците към ценовото предложение, тъй като тази информация ще е видима в публичната преписка на поръчката.
12. Защо Системата изпраща съобщение за декриптиране на ценовото предложение на участник, който е отстранен от участие в процедурата?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
Това се случва, когато не са извършени необходимите технически действия по отстраняването на участниците в ЦАИС ЕОП. За повече информация вж. публикуваните инструкции в секция „ЦАИС ЕОП – Актуално“.
13. Как оценителната комисия пристъпва към отваряне на ценовите предложения на участниците?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
Необходимо е да се зададе дата и час за отваряне на ценовите предложения в графика на поръчката. От секция „Оценка на оферти“ се натиска бутон „Към отваряне на ценовите предложения“. Действието се извършва от председателя на оценителната комисия.
14. Задължително ли е провеждането на жребий в системата?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
Не, жребият може да бъде проведен и извън системата.
VI. Срокове и комуникация между възложители и стопански субекти
1. Задължително ли е датите в графика (срок за получаване на оферти или заявления за участие и отварянето им) да се определят преди попълване на обявлението?
Дата на актуализация – 17.03.2020 г.
Да. При създаване на поръчка е задължително първоначално в работното й пространство да се попълнят име, описание, параметри, изисквания, график и др., и като последна стъпка да се подготви обявлението. При това Системата автоматично извлича тази информация за поръчката и я попълва в обявлението.
2. Къде се публикува съобщението за отваряне на ценовите оферти?
Дата на актуализация – 17.03.2020 г.
Информацията за датата и часа на отваряне на ценовите оферти се визуализира на публичната страница на поръчката.
3. По какъв начин чуждестранните стопански субекти задават въпроси в българската система?
Дата на актуализация – 16.03.2020 г.
Потребителският интерфейс на Системата е двуезичен – български и английски. Поръчките, офертите, както и комуникацията между лицата, в т.ч. и разясненията, са съдържание, което Системата не превежда. Те запазват оригиналния език, на който са създадени, и при превключване между езиковите версии не се променят.
4. Как ще се предоставят мострите?
Редът за предоставяне на мостри е разписан в ППЗОП (чл. 47, ал. 9 и 10). Мястото и крайният срок за представяне на мострите следва да бъдат посочени от възложителя в условията на поръчката.
5. При приемане на мостри всъщност се получават два срока – първо в деловодството, после в Системата? Ще се отбелязват ли двата срока?
В тези случаи ще се приложи чл. 28, ал. 4 от ППЗОП, като за мострите ще важи изречение първо, а за останалите документи – изречение второ. Възложителят следва да укаже в условията на поръчката работното си време (до колко часа ще приема мостри). Системата позволява срокът за получаване на мостри да бъде посочен в графика на поръчката.
6. Счита ли се за връчено решение, което е изпратено до участника, но в Системата няма информация, че съобщението е прочетено?
Връчването на решенията на възложителя е уредено в чл. 22, ал. 10 от ЗОП (в сила от 1 ноември 2019 г.). Съгласно разпоредбата решението се смята за връчено от постъпването на съобщението на потребителския профил на участника, независимо дали е прочетено. Моментът на постъпване на съобщението се удостоверява от платформата чрез електронен времеви печат.
7. Как се прави искане за обосновка? Как се процедира, когато има въпроси относно техническото предложение?
Дата на актуализация – 18.11.2020 г.
И в двата случая се ползва секция „Съобщения и разяснения“ от работното пространство на поръчката.
8. По какъв начин участниците ще предоставят техническите си предложения?
По начин, по който бъдат структурирани изискванията от страна на възложителя. Може да е един архивиран .ZIP файл с цялото съдържание на техническо предложение. Може да е структуриран въпросник с конкретни въпроси, на които участникът да отговори с „Да/Не“, да избере измежду опции, да приложи документ(и), да въведе конкретна стойност, да опише отговора в свободен текст. Вторият начин е препоръчителен, тъй като след реализирането на модул „Оценка“, Системата ще може (полу)автоматично да класира участниците на базата на предоставените отговори на въпросите, свързани с показателите за оценка.
9. По какъв начин се предоставят разяснения по условията на процедура в ЦАИС ЕОП?
Дата на публикуване – 17.03.2020 г.
Разяснения се предоставят от възложителя чрез профила на купувача от секция „Съобщения и разяснения“, бутон „Създай“ и избиране на „Съобщение на профила на купувача“.
10. Как текат сроковете в ЦАИС ЕОП?
Дата на публикуване – 17.03.2020 г.
Сроковете се поставят от възложителя при спазване на чл. 28 от ППЗОП. При обмен на информация чрез платформата последният ден на срока изтича в края на двадесет и четвъртия час. Това не важи по отношение предоставяне на мостри и макети, когато срокът изтича с края на работното време на възложителя в определения ден.
VII. ВЪЗЛАГАНЕ НА ПОРЪЧКАТА. ДОГОВОРИ
1. Как се публикува договора за обществена поръчка?
Дата на публикуване – 18.11.2020 г.
Дата на актуализация – 26.10.2021 г. – не е актуален
Договорът се публикува в публичната преписка на поръчката от секция „Съобщения и разяснения“, чрез бутон „Създай“ и избор на опция „Съобщение в профила на купувача“.
VIII. Оферти. Фактуриране
1. Системата има ли връзка с т.нар. забранителен списък (стопански субекти с нарушения), за да не могат да подават оферти?
Не е предвидено Системата автоматично да индикира, че участник в процедурата е включен в списъка на стопански субекти с нарушения.
2. Възложителят ще има ли информация, че е подадена оферта, преди да настъпи времето за отваряне на офертите?
Тази информация става видима за възложителя след изтичане на срока за получаване на заявления/оферти.
3. Системата предвижда ли опция заявление или оферта да се оттегли изцяло и да се подаде наново?
До изтичане на крайния срок за подаване, всяко заявление или оферта може да се оттегли и подаде отново.
4. Оттеглените оферти виждат ли се от възложителя?
Преди изтичане на срока за получаване на заявления/оферти възложителят не вижда нито подадените, нито оттеглените такива.
5. Може ли да се отварят едновременно офертите и цените?
Само при обърнатия ред (по чл. 104, ал. 2 от ЗОП). В останалите случаи отварянето става по различно време.
6. Когато попълним обявление за приключване на договор за обществена поръчка автоматично ли се попълва фактура?
Не, не е предвидена такава функционалност.
7. Кой от страна на възложителя трябва да одобри фактурата?
Възложителят сам определя служител от неговата организация, който е оторизиран да извършва това действие по закон и съгласно вътрешната организация на възложителя. Този служител трябва да е регистриран в Системата и да има приложени съответни права за работа с фактури.
8. Има ли възможност в Системата да се изготвят предварителни фактури?
Дата на актуализация – 18.11.2020 г.
Не, не е предвидена такава функционалност.
9. Трябва ли да подпиша техническото си и ценово предложение преди да ги прикача в системата?
Дата на публикуване – 17.03.2020 г.
Техническото и ценовото предложение не следва да се подписват поотделно, тъй като подаването на оферта задължително изисква полагането на електронен подпис от страна на стопанският субект.
10. Мога ли да не получавам известия за поръчка към която съм проявил интерес, но не съм подал оферта?
Дата на публикуване – 07.05.2020 г.
В случай че желаете да не получавате нотификации за поръчки, за които сте проявили интерес, е необходимо да изберете „Напускане на поръчката“ от активното меню на съответната поръчка. Напускането на поръчка е възможно само ако не сте подали заявление за участие/оферта за нея.
11. При удължаване на срока за подаване на заявления/оферти по поръчка, за която стопанският субект е предоставил ключ за декриптиране, необходимо ли е след като изтече новият срок повторно прилагане на ключ?
Дата на публикуване – 07.07.2020 г.
В случай, че в удължения срок офертата не е оттегляна/променяна или допълвана, Системата не изисква повторно прилагане на ключ за декриптиране.
IX. Обжалване и контрол
1. При обжалване на поръчка как ще се представят документите? Как контролните органи ще виждат поръчките в Системата?
Дата на актуализация – 17.03.2020 г.
Вариант 1: Чрез предоставяне на достъп до поръчката на съответния орган.
Вариант 2: Чрез експорт на досието на поръчката и запис на електронен носител.
В производството по обжалване пред КЗК е допустимо електронни документи от Системата да бъдат представени на хартиен носител като препис, заверен от страната. При поискване страната е длъжна да представи документите на електронен носител (чл. 208, ал. 2 от ЗОП във вр. чл. 184 от ГПК).
2. Как се процедира, ако по преценка на възложителя или съгласно решение на КЗК процедурата трябва да се върне на етап оценка?
Връщане на процедурата на предходен етап се осъществява чрез използване на съответните функционални бутони от работното пространство на поръчката.
X. Общи въпроси
1. С кои браузъри работи Системата?
Системата работи с последните 2 версии на всички основни браузъри като: Google Chrome, Mozilla Firefox, MS Internet Explorer, MS Edge, Opera, Safari. Относно MS Internet Explorer е препоръчително да се използва 11-та версия.
2. Има ли ограничение за размера на файловете, които могат да се прикачват в Системата?
Дата на актуализация – 07.07.2020 г.
Максималният размер на всеки файл, който може да се прикачи в Системата е до 2 GB, независимо от неговия формат.
3. Има ли ограничение на форматите на файлове, които поддържа Системата?
Системата поддържа следните формати: .txt, .rtf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .bmp, .jpg, .jpeg, .webp, .gif, .png, .zip, .avi, .gww, .xml, .rsu, .dwg, .rar, .eps, .mpp, .mht, .mhtml, .bak, .tif, .odt, .ods, .odg, .odp, .odf, .rsx, .kml, .zsu, .nsu, .nsx, .zsx, .stp, .bst, .xlsm, .ldt, .dlx, .dxf, .csv, .psd, .7z, .msg, .nmx, .met, .p7s, .p7m, .cer, .crt.
4. Предвидена ли е възможност за интеграция с деловодна система?
Към момента не е предвидена интеграция с деловодни системи, доколкото ползваните системи от организациите са различни.
5. Ще трябва ли потребителите сами да актуализират версията на образците на обявления, с които работят?
Актуализациите на образците на обявления ще се извършва автоматично в Системата, без да се налага потребителите да инсталират нови версии.
6. Предвижда ли Системата мобилна версия?
Архитектурата и дизайнът на Системата са оптимизирани за работа с мобилни устройства.
7. Как Системата отчита времето?
Времето на сървърите на Системата се синхронизира с това на утвърден сървър за време. При разминаване между времето на сървърите на Системата и това на потребителския компютър, Системата индикира разминаването чрез специален знак „внимание“, поставен до информацията за текущото време на Системата (в горния ляв ъгъл на потребителския интерфейс).
8. Системата записва ли всички събития?
Всяко събитие се записва в логовете на Системата.
9. Кой достъпва модул Справки и отчети?
Модулът е публично достъпен както за регистрирани, така и за нерегистрирани потребители, с изключение на специализираните справки за нуждите на АОП.
10. Потребителският интерфейс за възложителя и стопанския субект еднакъв ли е?
Потребителският интерфейс е сходен, но възложителите имат достъп до повече функционалности.
11. Каква е видимостта на обявена поръчка в Европейския вестник („Официален вестник“ на Европейския съюз – ОВ на ЕС)?
Дата на актуализация – 04.03.2020 г
Публикуваните в ОВ на ЕС обявления имат специална иконка на публичната страница на поръчката в РОП, която е връзка към публикацията на обявлението в ОВ на ЕС.
12. Как се задават шаблони за търсене в ЦАИС?
Дата на актуализация – 07.07.2020 г.
Шаблони за търсене в Системата от нерегистрирани потребители се създават от „Справки“ на адрес https://app.eop.bg/today/reporting/search. Избира се „Разширено търсене“, задават се необходимите критерии за търсене, след което се избира „Запази търсенето като шаблон“. Посочва се адрес на електронна поща и шаблонът се съхранява чрез бутон „Запази“. С избор „Периодично изпращане“ се дава възможност за активиране на автоматичен абонамент за получаване на информация от РОП. В случай, че шаблоните се създават от профила на регистриран потребител, Системата предоставя и възможност за тяхното управление (вж. Ръководство за възложителя – т. 5.8.5. и Ръководство за стопанските субекти – т. 5.6.4.).
13. Има ли възможност Ръководствата за работа с ЦАИС ЕОП да се запазват на работна станция и да се изпращат на други лица?
Дата на публикуване – 17.03.2020 г.
Препоръчително е Ръководствата да бъдат достъпвани през Системата, тъй като се обновяват периодично. Те са достъпни без регистрация и могат да се ползват свободно от всяко заинтересовано лице. При необходимост могат да бъдат запазени в pdf. формат чрез принтиране във файл.
14. Как да направя пълен експорт на поръчката?
Дата на публикуване – 26.10.2021 г.
Действието се извършва от секция „Преглед“ на поръчката чрез бутона от активното меню и опцията „Пълен експорт“. При поръчки с обособени позиции, експортът се прави за всяка обособена позиция от секция „Преглед на обособена позиция“ чрез бутона от активното меню и опцията „Пълен експорт“.
15. Потребителят се опитва да прикачи документ, чиято големина не надхвърля максимално допустимата и форматът е съобразен с посочените в Правилата за ползване на ЦАИС ЕОП, но системата показва грешка при прикачване?
Дата на публикуване – 01.11.2021 г.
В тези случаи следва да се провери дължината на наименованието на документа и дали в него не съдържат символи и/или специални знаци, като напр. „§“, „$“, „@“, „£“ и др. Допустимата дължина на наименованието на документа не следва да надвишава 250 символа.