ЦАИС ЕОП – често задавани въпроси

(изтеглете в pdf формат)

I. Регистрация. Потребителски профил

1. Само с КЕП ли може да се направи регистрация?

КЕП се изисква винаги, когато се прави регистрация на възложител, стопански субект или физическо лице през публичната страница на Системата. Администраторът на регистрираната организация изпраща покана по електронна поща на служителите на организацията да се регистрират. За тази регистрация не се изисква КЕП.

2. Когато едно юридическо лице е едновременно и възложител и стопански субект, в каква последователност трябва да се извърши регистрацията?

Регистрацията се извършва еднократно. Лицето следва да се регистрира само като възложител, като Системата предоставя функционалност то да участва в поръчки в ролята на стопански субект.

3. Може ли администраторът на организацията да не е възложител?

Администратор е потребител, притежаващ права да променя профила на организацията, да добавя и управлява служителите на организацията. Когато лицето, което прави първоначалната регистрация, не е възложител, то следва да е оправомощено от възложителя за това.

4. Може ли администраторът на организацията да е повече от едно лице?

Администратор на организацията е роля. Може да са един или повече служители.

5. Защо едно лице има отделни профили – като потребител и като служител?

Потребител е лице, регистрирано в Системата с потребителско име и парола. Служител е потребител, който има достъп до профила (работното пространство) на конкретна организация.

6. Може ли един потребител да се регистрира към няколко организации?

Един потребител може да бъде присъединен като служител в повече от една организация, без да се регистрира няколко пъти. Той винаги влиза само с едно потребителско име и парола, след което избира работното пространство измежду организациите, в които е служител.

7. Как се регистрират поделенията? Има ли значение дали първо се регистрира поделението или централата?

Поделенията се регистрират по същия начин, по който се регистрират централите им. Няма значение дали първо се регистрира централата или поделението. Системата разпознава ЕИК на поделението/централа и при наличие на регистрирана централа/поделение, автоматично създава връзката поделение-централа, съответно централа-поделение.

8. Как става прехвърляне на администраторски права при напуснал Администратор на организацията и липса на друго присъединено лице към нея? – публикувано на 19.11.2019 г.

В този случай се изисква съответната организасия да изпрати официално писмо до АОП. Въз основа на полученото искане агенцията от своя страна изпраща покана за присъединяване на нерегистриран потребител и дава администраторски права на посоченото в писмото лице, което след това трябва да блокира напусналия администратор.

II. Подготовка на поръчки. Екипи на възложителя

1. Администраторът на организацията може ли да вижда конкретна поръчка?

Администраторът има право да вижда всички поръчки на организацията.

2. По всяко време ли може да се добавят служители в екипа на поръчката?

Да, Системата го позволява. Доколкото обаче в екипа на възложителя има групи служители с различни роли и права (отговорници, председател и членове на комисията), включване или изключване на служители зависи от етапа на процедурата и нормативно установените възможности.

3. Всички служители, които са в екипа на поръчката ли имат достъп до съобщенията?

Достъп до съобщенията имат само служители с активирано право „Има право да вижда съобщенията към поръчката“.

4. Системата позволява ли прикачване на сканирани документи, подписани на хартия или електронно подписани документи извън нея?

Да, Системата позволява прикачване на всякакви документи, включително сканирани, стига да са в допустимия формат и да не надвишават максимално допустимия размер.

5. Ще могат ли потребителите да използват досегашните образци за новите поръчки?

Досегашните образци вече са налични в Системата. След 1 ноември 2019 г. Редакторът на форми ще се ползва само за довършване на процедури, открити преди тази дата.

6. Задължително ли е използването на шаблоните, свързани с изискванията в поръчките, които предлага Системата или те са препоръчителни?

Шаблоните не са задължителни. Те имат за цел да подпомогнат потребителите, като им покажат по какъв начин биха могли да структурират изискванията в една поръчка. Потребителите могат да създават и използват собствени шаблони.

7. При вътрешен конкурентен избор какво трябва да се избере, за да се използва Системата?

Вътрешен конкурентен избор се стартира от работното пространство на поръчката, с която е сключено рамковото споразумение.

8. Когато след обявяване на поръчката се установи, че е допусната грешка, тя ще може ли да се коригира и ще се отбележи ли някъде, че е извършена корекция?

След обявяване на поръчката корекции се правят чрез публикуване на обявление за изменение при спазване на законовите изисквания. Всяко такова действие е видимо и в публичната страница на поръчката в РОП.


III. Ключове и декриптиране

1. Какво може да се направи, ако се изгуби ключът, с който е криптирана офертата?

Изгубването или повреждането на ключа е необратимо действие по отношение на документите за участие. Възможни са следните варианти в зависимост от момента на изгубване на ключа:
Вариант 1: Ако ключът е изгубен на етап подготовка на заявления/оферти всичко подготвено и запазено в Системата ще бъде безвъзвратно изгубено. Системата предоставя функционалност за издаване на нов ключ, но участникът започва подготовката на офертата си отначало.
Вариант 2: Ключът е изгубен след изтичане на срока за подаване на заявления/оферти. Подаденото заявление/оферта се пази в Системата, но няма техническа възможност да се декриптира съдържанието й. В този случай участникът следва да бъде отстранен.

2. Трябва ли участниците да следят целия процес по отваряне на офертите, за да могат навреме да осигурят декриптиране?

След изтичане на срока за подаване на заявления и оферти Системата изпраща известие на лицата да предоставят частния ключ за декриптиране. Това не изключва отговорността на лицата да следят за изтичането на съответните срокове, доколкото за тях е нормативно установено задължение за предоставяне на ключовете и е определен периодът, в който могат да направят това. Законово уредени са и последиците от неизпълнение на това задължение (чл. 107, т. 5 от ЗОП и чл. 9л, ал. 4 от ППЗОП).

3. Как стопанският субект разбира кога да предостави ключа за декриптиране на ценовата оферта?

След като възложителят определи в графика на поръчката датата и часа за отваряне на ценовите предложения, информацията се визуализира на публичната страница на поръчката в РОП. Системата изпраща и известие на лицата, да предоставят частния ключ за декриптиране. Последното не изключва отговорността на лицата да следят за изтичането на съответните срокове, доколкото нормативно е установено такова задължение.

4. При прилагане на реда по чл. 104, ал. 2 от ЗОП (отваряне първо на техническите и ценови предложения) ще се виждат ли цените с първото декриптиране?

В тези случаи Системата не извършва отделно криптиране на ценовото предложение, така че цялото съдържание на офертата става видимо при първото (и единствено) декриптиране.


IV. ЕЕДОП и обособени позиции

1. В случай че участникът е консорциум Системата ще генерира ли различен ЕЕДОП за всеки един участник от обединението?

Подготовката и подаването на заявление или оферта се извършва през потребителския профил на някой от участниците в консорциума, който трябва да посочи в ЕЕДОП и останалите членове. Системата генерира ЕЕДОП само за стопанския субект, който подава документите за участие. ЕЕДОП-ите на останалите могат да се попълнят чрез генериране на нов ЕЕДОП в Системата и коригиране на данните за икономическия оператор или като прикачени файлове на ЕЕДОП, попълнени чрез използване на Системата за попълване и повторно използване на ЕЕДОП, достъпна на адрес espd.eop.bg.

2. При необходимост за представяне на нов ЕЕДОП как се определят сроковете и какъв е начинът за предоставянето му?

На този етап искането за представяне на нов ЕЕДОП се изпраща чрез модул „Съобщения“. Срокът се определя съгласно ЗОП и се посочва в съобщението. Участникът попълва нов ЕЕДОП чрез използване на Системата за попълване и повторно използване на ЕЕДОП, достъпна на адрес espd.eop.bg. Новият ЕЕДОП се запазва в PDF формат и се изпраща отново през модул „Съобщения“ като отговор на полученото искане. Всяко изпратено/получено съобщение в Системата също така има и удостоверение за време (timestamp).

3. Може ли към ЕЕДОП да се прикачва подписан документ?

Да, Системата го позволява, тъй като ако има документи, доказващи предприети мерки за надеждност, те трябва да могат да бъдат приложени.

4. Когато поръчката е с обособени позиции къде се описват критериите за подбор?

Системата позволява за всяка обособена позиция да има специфични критерии за подбор, относими само за нея, вкл. ЕЕДОП.

5. Когато се работи с обособени позиции могат ли те поотделно да имат свой график или всички приключват заедно? Как се процедира, когато една от обособените позиции трябва да бъде прекратена?

При подготовка на поръчка с обособени позиции Системата не позволява задаване на различни графици за отделните позиции. При обявяването на поръчката, всички обособени позиции имат индивидуални синхронизирани графици. След този момент Системата дава възможност за разминаване на графиците, така че всяка позиция да изживее свой живот (напр. да бъде спряна или прекратена), като това не рефлектира върху останалите позиции в поръчката.

6. Как се извършват промени в ЕЕДОП при поискване от страна на възложителя? – публикувано на 19.11.2019 г.

За да извърши необходимите промени в ЕЕДОП стопанският субект следва да спази следните стъпки:
1. Достъпва попълнения и подаден със заявлението или офертата ЕЕДОП;
2. От бутона с трите точки избира опцията „Запазване на отговора като XML”;
3. Отваря през браузър системата за попълване и повторно използване на ЕЕДОП на адрес: espd.eop.bg;
4. Като икономически оператор избира опцията „Искате да: Заредите файл ЕЕДОП“;
5. След нанасяне на съответните корекции запазва новия ЕЕДОП в двата формата;
6. Подписва файла във формат PDF;
7. Изпраща ЕЕДОП като прикачен файл през секция „Съобщения“.


V. Оценителна комисия

1. Как се назначава комисия в Системата?

При създаване на работно пространство на една поръчка, в менюто „Екип на възложителя“ автоматично се създават две роли – „Председател на оценителната комисия“ и „Членове на оценителната комисия“. Служителите, добавените към тези роли, получават и съответните права.

2. Системата показва ли срока за работа на комисията и предупреждава ли, когато срокът изтича?

По подразбиране този срок не е включен в графика, но може да бъде добавен и, по преценка на възложителя, да бъде показан или скрит за участниците. За ръчно добавените срокове предупреждения/уведомления от Системата не се изпращат.

3. Какъв подпис трябва да притежават членовете на комисията?

Към момента за работата на комисията не се изисква наличието на КЕП. След реализирането на модул „Оценка“ Системата ще изисква членовете на комисията да подписват необходимите документи с КЕП.

4. Има ли възможност за промяна на членовете на оценителната комисия?

Системата го позволява, но конкретните действия следва да са съобразени с изискванията на ЗОП.

5. Може ли отговорник на поръчката да участва в комисията?

По правило няма пречка лице, което е участвало в подготовката на поръчката да бъде включено в комисията. Този принцип е реализиран и в Системата.

6. Всеки член на оценителната комисия ли трябва да се регистрира в Системата? Ако организацията има голям брой служители няма ли опасност да се изчерпят потребителските имена?

На този етап най-малко председателят на комисията трябва да е регистриран, за да може да декриптира постъпилите заявления/оферти и съответно да ги отвори. След реализирането на модул „Оценка“ всички членове на комисията ще трябва да са регистрирани в Системата. Доколкото тя позволява потребителското име да е имейл, няма опасност потребителите да останат без потребителско име.

7. Може ли член на комисията да подписва документи с личен, а не със служебен КЕП?

Доколкото констатациите в протокола и доклада на комисията отразяват волеизявления на нейните членове в качеството им на физически лица, няма значение дали подписите им са лични или са с титуляр съответната организация, т.е. в тези случаи е важно кой е авторът на подписа.

8. Необходимо ли е при отваряне на офертите паралелно с председателя на комисията в Системата да се логнат и членовете на комисията?

Достатъчно е председателят на комисията да е влязъл в Системата.

9. От кой момент членовете на оценителната комисия имат достъп до офертите след декриптирането им от председателя на комисията?

Съдържанието на офертите става достъпно за регистрираните в Системата членове на оценителната комисия веднага след декриптирането им.

10. Вижда ли се публично кога председателят на комисията е декриптирал офертите?

Не, тази информация е налична в Системата и е видима само за екипа на възложителя. Участниците в процедурата се оповестяват в РОП веднага след декриптирането на подадените оферти.

11. Участниците виждат ли реално кога се отварят ценовите предложения?

Участниците виждат датата, на която Системата ще отключи възможността председателят на оценителната комисия да декриптира ценовите предложения. След декриптиране от комисията цените се визуализират на публичната страница на поръчката в РОП.


VI. Срокове и комуникация между възложители и стопански субекти

1. Задължително ли е датите в графика (срок за получаване на оферти или заявления за участие и отварянето им) да се определят преди попълване на обявлението?

При създаване на поръчка е препоръчително първоначално в работното й пространство да се попълнят име, описание, параметри, изисквания, график и др., и като последна стъпка да се подготви обявлението. При това Системата автоматично извлича тази информация за поръчката и я попълва в обявлението.

2. Kъде се публикува съобщението за отваряне на ценовите оферти?

Информацията за датата и часа на отваряне на ценовите оферти се визуализира на публичната страница на поръчката в РОП. Съобщение следва да се публикува и в профила на купувача.

3. По какъв начин чуждестранните стопански субекти задават въпроси в българската система?

Потребителският интерфейс на Системата е двуезичен – български и английски. Изпратените въпроси на какъвто и да е чужд език са съдържание, което Системата не превежда.

4. Как ще се представят мострите?.

Редът за представяне на мостри е разписан в ППЗОП (чл. 47, ал. 9 и 10). Мястото и крайният срок за представяне на мострите следва да бъдат посочени от възложителя в условията на поръчката.

5. При приемане на мостри всъщност се получават два срока – първо в деловодството, после в Системата? Ще се отбелязват ли двата срока?

В тези случаи ще се приложи чл. 28, ал. 4 от ППЗОП, като за мострите ще важи изречение първо, а за останалите документи – изречение второ. Възложителят следва да укаже в условията на поръчката работното си време (до колко часа ще приема мостри). Системата позволява срокът за получаване на мостри да бъде посочен в графика на поръчката.

6. Счита ли се за връчено решение, което е изпратено до участника, но в Системата няма информация, че съобщението е прочетено?

Връчването на решенията на възложителя е уредено в чл. 22, ал. 10 от ЗОП (в сила от 1 ноември 2019 г.). Съгласно разпоредбата решението се смята за връчено от постъпването на съобщението на потребителския профил на участника, независимо дали е прочетено. Моментът на постъпване на съобщението се удостоверява от платформата чрез електронен времеви печат.

7. Как се прави искане за обосновка? Как се процедира, когато има въпроси относно техническото предложение?

ПИ в двата случая се ползва модул „Съобщения“ от работното пространство на поръчката.

8. По какъв начин участниците ще предоставят техническите си предложения?

По начин, по който бъдат структурирани изискванията от страна на възложителя. Може да е един архивиран .ZIP файл с цялото съдържание на техническо предложение. Може да е структуриран въпросник с конкретни въпроси, на които участникът да отговори с „Да/Не“, да избере измежду опции, да приложи документ(и), да въведе конкретна стойност, да опише отговора в свободен текст. Вторият начин е препоръчителен, тъй като след реализирането на модул „Оценка“, Системата ще може (полу)автоматично да класира участниците на базата на предоставените отговори на въпросите, свързани с показателите за оценка.

VII. Оферти. Фактуриране

1. Участниците виждат ли документите, прикачени към ценовите предложения на другите участници?

Всички участници виждат само крайната цена на другите участници. Прикачените документи не се визуализират.

2. Системата има ли връзка с т.нар. забранителен списък (стопански субекти с нарушения), за да не могат да подават оферти?

Не е предвидено Системата автоматично да индикира, че участник в процедурата е включен в списъка на стопански субекти с нарушения.

3. Възложителят ще има ли информация, че е подадена оферта, преди да настъпи времето за отваряне на офертите?

Тази информация става видима за възложителя след изтичане на срока за получаване на заявления/оферти.

4. Системата предвижда ли опция заявление или оферта да се оттегли изцяло и да се подаде наново?

До изтичане на крайния срок за подаване, всяко заявление или оферта може да се оттегли и подаде отново.

5. Оттеглените оферти виждат ли се от възложителя?

Преди изтичане на срока за получаване на заявления/оферти възложителят не вижда нито подадените, нито оттеглените такива.

6. Може ли да се отварят едновременно офертите и цените?

Само при обърнатия ред (по чл. 104, ал. 2 от ЗОП). В останалите случаи отварянето става по различно време.

7. Когато попълним обявление за приключване на договор за обществена поръчка автоматично ли се попълва фактура?

Не, не е предвидена такава функционалност.

8. Кой от страна на възложителя трябва да одобри фактурата?

Възложителят сам определя служител от неговата организация, който е оторизиран да извършва това действие по закон и съгласно вътрешната организация на възложителя. Този служител трябва да е регистриран в Системата и да има приложени съответни права за работа с фактури.

9. Има ли възможност в Системата да се изготвят предварителни фактури?

Не, не е предвидена такава функционалност.

10. Как фактурата отива в счетоводството?

За подадена през Системата фактура – чрез самата Система, до оторизиран служител на възложителя. В допълнение, към фактурата може да бъде приложен сканиран (неструктуриран) документ.


VIII. Обжалване и контрол

1. При обжалване на поръчка как ще се предоставят документите? Как контролните органи ще виждат поръчките в Системата.

Вариант 1: Чрез предоставяне на достъп до поръчката на съответния орган.
Вариант 2: Чрез експорт на досието на поръчката и запис на електронен носител.

2. Къде ще се прикачва становището за извършен контрол от АОП?

В параметрите на поръчката има секция за вътрешни документи, която не се визуализира на публичната страница на поръчката в РОП. Това е мястото за прикачване на подобни документи. Това не изключва задължението на възложителя да публикува в профила на купувача становищата от осъществения контрол от АОП в законоустановените срокове.

3. Как се процедира, ако по преценка на възложителя или съгласно решение на КЗК процедурата трябва да се върне на етап оценка?

Връщане на процедурата на предходен етап се осъществява чрез използване на съответните функционални бутони от работното пространство на поръчката.

IX. Общи въпроси

1. С кои браузъри работи Системата?

Системата работи с последните 2 версии на всички основни браузъри като: Google Chrome, Mozilla Firefox, MS Internet Explorer, MS Edge, Opera, Safari. Относно MS Internet Explorer е препоръчително да се използва 11-та версия.

2. Има ли ограничение за размера на файловете, които могат да се прикачват в Системата?

Максималният размер на файлове, които могат да се прикачват в Системата е 2 GB.

3. Има ли ограничение на форматите на файлове, които поддържа Системата?

Системата поддържа следните формати: .txt, .rtf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .bmp, .jpg, .jpeg, .webp, .gif, .png, .zip, .avi, .gww, .xml, .rsu, .dwg, .rar, .eps, .mpp, .mht, .mhtml, .bak, .tif, .odt, .ods, .odg, .odp, .odf, .rsx, .kml, .zsu, .nsu, .nsx, .zsx, .stp, .bst, .xlsm, .ldt, .dlx, .dxf, .csv, .psd, .7z, .msg, .nmx, .met, .p7s, .p7m, .cer, .crt.

4. Предвидена ли е възможност за интеграция с деловодна система?

Към момента не е предвидена интеграция с деловодни системи, доколкото ползваните системи от организациите са различни.

5. Ще трябва ли потребителите сами да актуализират версията на образците на обявления, с които работят?

Актуализациите на образците на обявления ще се извършва автоматично в Системата, без да се налага потребителите да инсталират нови версии.

6. Предвижда ли Системата мобилна версия?

Архитектурата и дизайнът на Системата са оптимизирани за работа с мобилни устройства.

7. Как Системата отчита времето?

Времето на сървърите на Системата се синхронизира с това на утвърден сървър за време. При разминаване между времето на сървърите на Системата и това на потребителския компютър, Системата индикира разминаването чрез специален знак „внимание“, поставен до информацията за текущото време на Системата (в горния ляв ъгъл на потребителския интерфейс).

8. Системата записва ли всички събития?

Всяко събитие се записва в логовете на Системата.

9. Кой достъпва модул Справки и отчети?

Модулът е публично достъпен както за регистрирани, така и за нерегистрирани потребители, с изключение на специализираните справки за нуждите на АОП.

10. Потребителският интерфейс за възложителя и стопанския субект еднакъв ли е?

Потребителският интерфейс е сходен, но възложителите имат достъп до повече функционалности.

11. Каква е видимостта на обявена поръчка в Профила на купувача и Европейския вестник („Официален вестник“ на Европейския съюз – ОВ на ЕС)?

Профилът на купувача е част от следващия етап от разработването на Системата. Публикуваните в ОВ на ЕС обявления имат специална иконка на публичната страница на поръчката в РОП, която е връзка към публикацията на обявлението в ОВ на ЕС.